Ein kleinerer Daten-Fußabdruck beim E-Mail-Versand aus Tabellen.

Dieses Briefing erläutert den Datenfluss von Sheet2Mail für IT, Beschaffung, Datenschutzbeauftragte und andere Prüfer. Es ist Produktdokumentation und keine Rechtsberatung.

01Google SheetsDie Organisation behält Empfängerliste, Felder, Filter und Freigaben in ihrer Tabelle.

02VersandDie ausgewählten Empfängerdaten werden verwendet, um die Nachricht zu personalisieren und über SMTP oder das verwaltete Relay zuzustellen.

03AnalyseÖffnungen und Klicks werden einem einseitigen Hash statt einer lesbaren E-Mail-Adresse zugeordnet.

Was unter der Kontrolle der Organisation bleibt

Die ursprüngliche Empfängerliste und die Tabellenberechtigungen.
Die Rechtsgrundlage, Einwilligungsnachweise und der Sperrlistenprozess.
Die Identität des Absenders, Domänenauthentifizierung und Zustellungsrichtlinie.
Aufbewahrungs-, Zugriffs- und Löschentscheidungen für die Kampagne.

Was die Analyseebene erhält

Ein einseitiger kryptografischer Hash, mit dem Ereignisse einer Nachricht zugeordnet werden.
Kampagnenbezogener Zustell-, Öffnungs-, Klick- und Fehlerstatus.
Eine Linkkennung für die Klickauswertung, kein Kontaktverzeichnis.
Für das Reporting muss keine zweite lesbare Kontaktdatenbank erstellt werden.

Zustelloptionen

Verwenden Sie Ihren eigenen SMTP-Server, wenn die Zustellung intern bleiben muss. Verwenden Sie das verwaltete Relay, wenn das Google-Workspace-Sendelimit die Einschränkung darstellt. Dokumentieren Sie die gewählte Grenze in Ihrer internen Prüfung.

Fragen für Ihre Prüfung

Bestätigen Sie die geltende Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeiterbedingungen, Hosting-Anforderungen, Schutzmaßnahmen für Übermittlungen, Aufbewahrungsfrist, Zugriffskontrollen und den Löschprozess für Ihre Organisation und Kampagne.

Die Kurzfassung Bewahren Sie die Arbeitsdaten im Sheet auf. Verwenden Sie einen kontrollierten Zustellweg. Messen Sie die Kampagne mit einseitigen Kennungen. Betrachten Sie dieses Dokument als Ausgangspunkt für Ihre eigene rechtliche und sicherheitstechnische Bewertung.